Polityka prywatności

Jasno o tym, co dzieje się z danymi.

1. Zakres tej strony

Serwis Czas dla Ciebie jest przestrzenią przeznaczoną dla firm, ich pracowników i osób zarządzających obsługą nieobecności. Informacje dotyczące danych pracowniczych należy odczytywać łącznie z informacją właściwego pracodawcy.

2. Odwiedzanie serwisu

Strona jest udostępniana na hostingu cPanel. Infrastruktura hostingowa może przetwarzać dane techniczne połączenia, np. adres IP, czas żądania, adres zasobu oraz informacje o przeglądarce, potrzebne do dostarczenia strony i ochrony usługi. Zakres, role i okresy przechowywania po stronie hostingu wynikają z jej rzeczywistych zasad i konfiguracji. Dane techniczne infrastruktury należy odróżnić od dokumentacji pracowniczej. Opcjonalne statystyki publicznych stron są uruchamiane po zgodzie i obejmują odsłony, rozpoczęcie formularza oraz dane techniczne, takie jak adres IP, urządzenie i przeglądarka. Nie odczytują treści formularzy ani haseł. Zasady wyboru i zmiany zgody opisuje informacja o plikach cookies.

3. Formularz kontaktowy

Jeśli prześlesz zgłoszenie przez formularz kontaktowy, BackOffice przetwarza dane nadawcy, dane firmy i treść wiadomości w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy. Podstawą jest uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji - art. 6 ust. 1 lit. f RODO - lub inna właściwa podstawa, jeśli wiadomość dotyczy zawarcia lub wykonania umowy. Dane przechowuje się przez czas potrzebny do obsługi sprawy i uzasadniony okres ochrony przed roszczeniami, z uwzględnieniem obowiązków ustawowych.

Nie wysyłaj zwolnień, diagnoz ani innych danych o zdrowiu przez ogólny formularz kontaktowy. W sprawach dokumentacji pracowniczej korzystaj z kanału wskazanego przez pracodawcę.

4. Konta i obszary firm

Pracodawca odpowiada co do zasady za przetwarzanie danych pracowniczych, a BackOffice obsługuje je na jego zlecenie w uzgodnionym zakresie. Szczegóły i prawa osób opisuje informacja RODO.

Opcjonalny PESEL służy wyłącznie do przygotowania dopasowania zwolnień z ZUS do właściwej osoby. Po zapisie kartoteka przechowuje znacznik HMAC powiązany z firmą, a nie numer możliwy do odczytania. Klucz dopasowania jest przechowywany oddzielnie na serwerze. Numer nie jest loginem i nie jest umieszczany na zwykłych wnioskach urlopowych PDF. Taki znacznik nadal podlega ochronie jako dane osobowe. Samo dodanie numeru nie uruchamia połączenia z ZUS.

Upoważniona osoba kadrowa lub zewnętrzna firma rozliczająca wynagrodzenia może otrzymać dostęp do odczytu danych wyłącznie wskazanych pracodawców. Zakres ten nie obejmuje samodzielnego zmieniania danych, decyzji urlopowych ani płatności.

5. Ochrona prywatności

Przy obsłudze danych konieczne jest ograniczenie dostępu według firm i uprawnień, zapewnienie poufności danych o zdrowiu, ustalenie retencji oraz wdrożenie środków adekwatnych do ryzyka. Zakres przetwarzania i uprawnień wynika z ustaleń z właściwym pracodawcą.

6. Linki i zmiany

Linki do strony firmowej oraz organu ochrony danych prowadzą do usług działających na własnych zasadach. Polityka będzie aktualizowana wraz z uruchamianiem funkcji i zmianą sposobu przetwarzania danych. Kontakt w sprawach prywatności: formularz kontaktowy. Adres spółki: Aleja Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa.

7. Abonamenty i operator płatności

Rozliczenia abonamentu są przeznaczone dla pracodawcy i uprawnionego administratora jego firmy po zalogowaniu. Przy płatności przez Stripe przetwarzane są dane kontaktowe i rozliczeniowe płatnika oraz identyfikatory i statusy transakcji. Dane instrumentu płatniczego podaje się w interfejsie operatora; nie należy ich wysyłać przez formularz pomocy. Dane pracowników, nieobecności i wniosków nie są przekazywane do Stripe na potrzeby płatności.

Samo wyświetlenie oznaczeń płatności na publicznej stronie nie uruchamia Stripe ani nie przekazuje mu danych. Zasady ról, podstaw prawnych, retencji i transferów opisuje informacja RODO oraz polityka prywatności Stripe.